定期保养、妥善管理您的 MUA！以 Outlook Express/ Outlook 为例

您是否将所有电子邮件存放于 Outlook Express 收件匣，从不分类整理？若答案是「 Yes 」，也许有一天您会发现 Outlook Express 启动速度越来越慢，甚至频频出现信件收发异常，影响您办公与事务联络效能，于是请来 IT 部门同仁帮忙解决，原来病因竟是您从未整理 Outlook Express 收件夹所致！

Outlook、Outlook Express或 Mozilla 为常见的 MUA 软件。MUA 为 Mail User Agent 的缩写，提供使用者编写邮件、执行收发邮件动作等功能，在商务沟通仰赖 E-Mail 日深的时代，如何正确使用 MUA，也是便利 E-Mail 沟通的必备常识。

以常见的 Outlook Express 与 Outlook 为例，两者皆以 Database File 方式储存管理电子邮件。在 Windows XP 操作系统中，体积超过 1GB 的 Database File 将造成系统过度负担，甚至易引起当机。因此，使用 Outlook Express 与 Outlook 需妥善管理电子邮件数据夹，不时加以整理以保持数据夹的「苗条」，不仅方便搜寻邮件，更可避免影响邮件通讯便利性与效能。

Outlook Express 撇步 1. 邮件数据夹怎么管？

一般使用者习惯将收到的信件留在收件匣，日久即容易造成收件匣档案过大。因此硕琦科技建议使用者将所收到的邮件，分类别另建数据夹各别归档。您可建立几个大的数据夹，如公司内部与往来客户两个数据夹，再依部门别、部门同事、部门主管依序建立子数据匣。如此一来，收件匣存放的是不重要的信件与邮件垃圾，可定期进行大扫除。

以公司名称 abc， 公司网域名称 abc.com.tw为例，您可依下列方式建立数据夹架构：

．	所有公司内部同仁的 E-Mail 归入abc.com.tw 资料夹。
．	公司 A 部门成员 a1(a1@abc.com.tw)、a2(a2@abc.com.tw)、 a3 (a3@abc.com.tw) 归入 abc.com.tw 资料夹 下的子资料夹 a
．	A 部门主管a1 (a1@abc.com.tw) 的信件归入数据 夹 a 下的 a1 资料夹
	如下图 1 所示： 图 1

Outlook Express 撇步 2. 邮件规则如何设定？

分别建立数据夹后，是否能让每天收到的新邮件自动归档至所属的数据夹呢？Outlook Express 所提供的邮件规则功能，就可以作到！方法如下：

(1)	从 Outlook Express 进入「邮件/　从邮件建立规则」，选择「邮件规则」按「新增」，如图所示。 图 2
(2)	在选择规则的条件，点选「寄件者包含人员」。在选择规则的动作，点选移至「指定的数据夹」。 图 3
(3)	在「规则描述」点选「寄件者包含人员」(上图标示 5 处)，输入您指定的电子邮件账号部份 (如 @abc.com.tw )，再点选「指定的数据夹」，选择您指定移至的数据夹 ( 如 abc.com.tw 资料夹 )。 图 4
(4)	回到「新邮件规则 」页面，点选「停止处理更多的规则 」后按「确定 」，如此一来，规则 1 设定完成，日后来自 @abc.com.tw 的信件将自动归至 abc.com.tw 资料夹中。 图 5
(5)	重复执行步骤 (1) 至步骤 (4) ，依序建立数据夹，并设定进一步规则以分别管理来自不同部门与部门主管的数据夹，例如： 规则 2 ：将 A 部门成员 a1(a1@abc.com.tw)、a2(a2@abc.com.tw)、a3 (a3@abc.com.tw) 归入 abc.com.tw 数据夹下的子数据夹 a ， 规则 3：将 A 部门主管a1 (a1@abc.com.tw) 的信件归入数据夹 a 下的 a1 资料夹。
(6)	回到「邮件规则 」( 图 2 标示 8 之处 ) 进行规则排序。规则掌理范围越小的需排在越前面。以上述规则 1 至 3 为例，将规则 3 移置规则 2 前，将规则 2 移置规则 1 前 。
(7)	亦可回到图 3 处，将依邮件主旨、邮件内文、收件者等建立其它数据夹。

Outlook Express 撇步 3. 如何真正净空数据夹？

一般使用者习惯在浏览邮件时，顺手删除不需要的邮件至「删除的档案匣」，并定时执行「清空『删除的邮件』数据夹」工作。实际上，执行此功能无法真正删除该数据夹内的信件，而是无法藉由 Outlook Express 浏览此数据夹的信件而已。一旦「删除的档案匣」数据量大于 1 GB，同样会影响 Outlook Express 的使用效能。

若未经过特殊设定，Outlook Express 数据夹档案将储存在
C:\Documents and Settings\ yourusername\Local Settings\Application Data\Identities\{E259FFFF-9DD8-4C34-8922-1CAD0FDCB783}\Microsoft\Outlook Express，里面有许多 .dbx 档案，即为您的数据夹档案。您可从标准按钮列选择「详细数据」，浏览各个 .dbx 档案大小是否超过 1GB。此时您需先关闭 Outlook Express，在上述档案位置中找出您的「删除的档案匣.dbx」档案，并删除该档案。接下来，重新开启 Outlook Express 后，您会发现 Outlook Express 已重新建立一个全新的、清洁溜溜的「删除的邮件」数据夹。定时真正净空「删除的档案匣」，可避免数据量大于 1 GB 而影响 Outlook Express 的使用效能。

使用「自动存档」功能 Outlook 更添效率

在 Outlook 中，收件夹所有的子数据夹是虚拟的，仅为方便浏览。若收件夹超过 1GB，仍可能造成使用效能不佳。为了避免收件夹档案过大，建议使用者善用 Outlook 「自动存档」功能，类似人们将旧的纸本档案装箱另存于苍库，「自动存档」功能协助使用者将「过期」但不宜删除的信件压缩、另存并待查。

(1)	进入「工具」/「规则精灵」， Outlook 提供类似 Outlook Express 但更方便的邮件规则设定机制，请依序建立信件数据夹，以便浏览信件与管理。
(2)	进入「工具」/「信箱清除」，选择「自动存档」，如图 6 所示。 图 6
(3)	您可进入「工具」/「选项」/「其它」点选「自动存档」，更改相关设定，如图 7所示 。由此处您可见到预设的数据封存位置，或另行设定过期邮件储存位置。 图 7

硕琦科技建议系统管理者根据本文发布技术通报，告知使用者正确使用 Outlook Express 与Outlook 等 MUA 的方式，减少因使用管理不当，而造成邮件收发异常状况。

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